Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

Verwerkingsverantwoordelijke is het bedrijf dat GymChef gebruikt: jij. Verwerker is GymChef. Jij bepaalt welke gegevens je vastlegt en waarvoor; wij verwerken ze alleen in jouw opdracht en voor het leveren van de dienst.

2. Wat wij verwerken

Betrokkenen	Soorten gegevens
Jouw klanten	Naam, contactgegevens, geboortedatum, adres, afspraken, abonnementen en facturen, chatberichten, notities, intakeformulier, metingen, trainings- en maaltijdschema's
Jouw medewerkers	Naam, mailadres, rol, werkuren en verlof, handelingen in het logboek

Onder deze gegevens zitten gezondheidsgegevens: het intakeformulier, blessures, klachten en metingen. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens. Jij zorgt dat je daarvoor een geldige grondslag hebt, meestal uitdrukkelijke toestemming van je klant, en dat je hem vertelt dat je ze vastlegt.

3. Onze instructie

Wij verwerken alleen wat nodig is om GymChef te laten werken, en verder niets. We gebruiken jouw gegevens niet voor eigen doeleinden, verkopen ze niet en trainen er geen modellen mee. Vraagt iemand anders ons om jouw gegevens, dan verwijzen we naar jou, behalve als de wet ons verplicht iets af te geven; dan laten we jou dat weten voor zover dat mag.

Onze medewerkers die bij gegevens kunnen hebben geheimhoudingsplicht. Meekijken in jouw omgeving doen we alleen om een storing op te lossen, via een supportsessie die in jouw logboek verschijnt.

4. Beveiliging

• Versleutelde verbinding voor al het verkeer.
• Wachtwoorden onomkeerbaar versleuteld; sleutels van betaaldiensten en van de assistent versleuteld opgeslagen.
• Harde scheiding tussen bedrijven: elke opvraging is aan één bedrijf gebonden, en zonder die binding faalt de opvraging in plaats van dat er gegevens van een ander bovenkomen. Die regel wordt door geautomatiseerde tests bewaakt.
• Tweestapsverificatie beschikbaar voor elk teamlid.
• Logboek van betekenisvolle handelingen; logregels zijn niet te wijzigen of te verwijderen.
• Elke nacht een reservekopie van database en bestanden.
• Toegang tot de server beperkt tot wie eraan werkt, met sleutels in plaats van wachtwoorden.

5. Subverwerkers

Je geeft toestemming voor deze partijen:

Wie	Waarvoor	Waar
OVH	Hosting van de server	Frankfurt, Duitsland
Stripe	Jouw abonnement bij ons	EU en VS
ImprovMX	Doorzetten van binnenkomende mail	EU
Google	Agendakoppeling en de assistent, alleen als je die aanzet	EU en VS

Mollie gebruik je met je eigen account en sleutel; daarmee sluit je zelf een overeenkomst en daarvoor zijn wij geen verwerker. Komt er bij ons een subverwerker bij, dan melden we dat minstens dertig dagen vooraf. Heb je er bezwaar tegen, dan kun je opzeggen tegen de datum waarop het ingaat.

6. Doorgifte buiten de EU

De server staat in de EU. Voor diensten die deels buiten de EU verwerken, zoals Stripe en Google, gebeurt de doorgifte op basis van de modelcontracten van de Europese Commissie.

7. Datalekken

Ontdekken we een inbreuk op de beveiliging waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan melden we dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat we het weten. We vertellen wat er gebeurd is, welke gegevens het betreft, wat we eraan doen en wat jij kunt doen. De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan je klanten doe jij, want jij bent verantwoordelijke; wij leveren wat je daarvoor nodig hebt.

8. Rechten van betrokkenen

Vraagt een klant om inzage, correctie, verwijdering of overdracht van zijn gegevens, dan handel jij dat af. Het meeste kun je zelf in de app: een dossier inzien, aanpassen, exporteren of wissen. Kom je er niet uit, dan helpen wij binnen een redelijke termijn.

9. Einde van de overeenkomst

Stop je met GymChef, dan kun je je gegevens exporteren. Dertig dagen na het einde verwijderen we ze uit de actieve omgeving. Uit de reservekopieën verdwijnen ze vanzelf binnen de bewaartermijn van die kopieën, uiterlijk na negentig dagen. Wat we wettelijk moeten bewaren, zoals onze eigen facturen, houden we apart.

10. Controle

Je mag één keer per jaar controleren of we ons hieraan houden, en vaker als daar aanleiding voor is. Meestal is dat een vragenlijst of een gesprek. Wil je een audit ter plaatse, dan kondig je die minstens dertig dagen vooraf aan en draag je de kosten, tenzij er iets uit komt dat niet klopt.