Laatst bijgewerkt op 22 september 2026
Wat wij met gegevens doen, in gewone taal. Er staat ook in wat wij níet doen, want dat is minstens zo belangrijk.
GymChef verwerkt gegevens in twee rollen, en die moet je uit elkaar houden.
Voor jou als trainer of sportschool zijn wij verantwoordelijke. Dat gaat over je account: je naam, je mailadres, je facturen. Daarover gaat deze verklaring.
Voor de gegevens van jouw klanten zijn wij verwerker en ben jij verantwoordelijke. Jij bepaalt wat er in het dossier van je klant staat en waarom; wij bewaren het alleen voor jou. Hoe dat geregeld is staat in de verwerkersovereenkomst, die hoort bij je account. Vragen van een klant over zijn gegevens beantwoordt zijn eigen trainer, niet wij.
GymChef, Nederland. Vragen over privacy: geen-antwoord@gymchef.app.
| Wat | Waarom | Hoe lang |
|---|---|---|
| Naam, mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam | Je account laten werken en contact met je opnemen | Zolang je account bestaat, daarna 30 dagen |
| Wachtwoord (versleuteld) en tweestapsverificatie | Inloggen en je account beveiligen | Zolang je account bestaat |
| Facturen en betaalgegevens van je abonnement | Administratie en de wet | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Logboek van handelingen in de app | Kunnen terugzien wie wat deed; nodig bij een incident | Zolang je account bestaat |
| Technische logbestanden en foutmeldingen | Storingen oplossen en misbruik tegengaan | Maximaal 90 dagen |
| Verzonden mail (ontvanger, onderwerp, status) | Kunnen zien of een bericht is aangekomen | 12 maanden |
Grondslag: het uitvoeren van onze overeenkomst met jou, en voor beveiliging en fraudebestrijding ons gerechtvaardigd belang.
Namens jou staan in GymChef de gegevens van je klanten: naam en contactgegevens, geboortedatum, adres, afspraken, abonnementen en facturen, chatberichten, en wat jij zelf vastlegt aan notities, metingen, trainings- en maaltijdschema's.
Een deel daarvan zijn gezondheidsgegevens: het intakeformulier met blessures en klachten, je notities over waarom iemand traint, en de metingen. Die gelden onder de AVG als bijzondere persoonsgegevens en verdienen extra zorg. Jij bepaalt wat je vastlegt; leg alleen vast wat je nodig hebt om iemand goed te begeleiden, en vertel je klanten dat je het bijhoudt.
Wij verkopen niets en geven niets door voor reclame. We gebruiken wel een paar diensten om GymChef te laten werken:
| Wie | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| OVH | De server waar GymChef op draait | Frankfurt, Duitsland (EU) |
| Mollie | Betalingen van jouw klanten aan jou, met jouw eigen sleutel | EU |
| Stripe | Jouw abonnement bij ons | EU en Verenigde Staten |
| Agendakoppeling, alleen als je die aanzet | EU en Verenigde Staten | |
| Google (Gemini) | De assistent, alleen met je eigen sleutel | EU en Verenigde Staten |
| ImprovMX | Mail die naar ons adres wordt gestuurd doorzetten | EU |
| Albert Heijn, Open Food Facts | Producten opzoeken; hier gaan geen persoonsgegevens heen | EU |
Bij diensten buiten de EU gebeurt de doorgifte op basis van de modelcontracten van de Europese Commissie. De volledige, actuele lijst staat in de verwerkersovereenkomst; komt er een dienst bij, dan laten we dat vooraf weten.
Zet je de assistent aan, dan gaat de opdracht die je zelf intikt naar Google, samen met de namen en voedingswaarden van de oefeningen en producten in je bibliotheek. Meer niet.
Er gaat geen klantnaam, mailadres, meting of notitie mee. De assistent kan niet in je klantenbestand kijken. Zet zelf dus ook geen naam in de opdracht; het antwoord wordt er niet beter van. Op een betaalde sleutel gebruikt Google de inhoud volgens zijn voorwaarden niet om modellen te trainen; op een gratis sleutel mag dat wel. Werk je met klantgegevens in je opdrachten, koppel dan een betaalmethode aan je sleutel. Of beter: doe het niet.
GymChef zet twee cookies: één om je sessie te onthouden en één tegen misbruik van formulieren. Kies je "ingelogd blijven", dan komt daar een cookie bij die dat onthoudt. Meer is er niet: geen Google Analytics, geen advertentienetwerken, geen meekijkers. Daarom hoeven we je ook niets te vragen met een banner.
Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren, laten verwijderen of meenemen naar een andere partij. Het meeste kun je zelf in de app, de rest regelen we op verzoek binnen een maand. Ben je het ergens niet mee eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Ben je klant van een sportschool en gaat je vraag over jouw gegevens, neem dan contact op met die sportschool. Zij bepalen wat er wordt vastgelegd; wij mogen daar niet zelfstandig in ingrijpen.